No mundo dos
negócios, em que inapelavelmente todos vivemos, há constante pressão por
cumprimento de metas e prazos e não há como fugir dessa realidade.
O ser
humano, e em especial o brasileiro, tem tendência a procrastinar demais, basta
ver a movimentação de última hora para entrega de declarações de renda, só para
citarmos um evento que afeta milhões de pessoas e cuja pressão no limite do
prazo fatal é pública e notória, ano após ano. Todos se lembram da correria de
última hora para conclusão das obras da copa (embora nesses casos tenha havido
influência de fatores de outras naturezas) e qualquer um que refletir bem vai
recordar que aqui ou ali já procrastinou (o aqui e ali é para ser bem
condescendente).
Com essa
característica, quem é responsável por fazer as coisas acontecerem deve ficar
atento ao cumprimento de prazos.
Heidi Grant
Halvorson (*), escritora e palestrante americana, em um post em seu blog em
meados de 2013, defendeu a tese que prorrogar prazos estimula a procrastinação
e vale compartilhar sua linha de raciocínio pela recorrência do tema e
credenciais da autora.
Ela
argumenta baseada em pesquisas (embora não cite a fonte) que passada a sensação
de alivio pela extensão dos prazos as pessoas têm enorme dificuldade em
utilizar o tempo adicional com sabedoria e logo voltam a enfrentar o mesmo
problema de pressão, de stress, de sensação urgência e ansiedade, só que aí já
se perdeu o tempo ganho sem alcançar o objetivo projetado.
Questiona o porquê
alongar cronogramas se perde tempo e cria problemas como, por exemplo, a perda
de motivação. Justifica a afirmativa com conclusão de psicólogos do inicio de
século passado que indicam que a motivação aumenta à medida que a distancia
para alcançar a meta diminui. Isso ocorre no nível inconsciente e essa
afirmação é verdadeira qualquer que seja o objetivo a ser alcançado e eu
pessoalmente experimento essa sensação quando em minhas participações em meias
maratonas sinto que ao aproximar da linha de chegada a motivação alcança o nível
muito superior. Quando você alonga o prazo aumenta a distância da linha de
chegada, a atenção perde o foco e há o risco de surgirem outras prioridades.
Outro
problema que aponta é que o alongamento de prazo tira a pressão e estimula a
procrastinação. Procrastinadores, até de forma inconsciente, argumentam que
trabalham melhor sobre pressão. Heidi Grant
contesta essa posição, ninguém trabalha melhor sobre pressão. Isso não faz
sentido algum. Na realidade a “pressão” a que se referem é aquele tempo suficiente
para completarem a tarefa. Ou seja, se tiver pressão trabalham caso contrário
não.
Um terceiro
problema é a dificuldade de se avaliar o tempo necessário para fazer qualquer
coisa. Os psicólogos definem esse fato como falácia de planejamento, isso pela tendência
generalizada de se subestimar o tempo necessário para fazer o que precisa ser
feito e também pela crença de que tudo vai dar certo e que imprevistos não vão
ocorrer. Com frequência os tempos para completar tarefas intermediárias, e os
possíveis atrasos nessas fases, também não são corretamente avaliados. Em
consequências os cronogramas ficam condicionados aos melhores cenários que
quase nunca ocorrem.
Pense bem,
se tudo isso é conhecido e traduz a realidade, não prorrogue prazos, planeje
melhor!
Para isso,
defina claramente as metas a serem atingidas e estabeleça metas intermediárias
em prazos mais curtos para manter a motivação e facilitar os controles.
Na fase de
planejamento identifique todos os problemas fundamentais a serem superados e
analise suas causas e fatores que possam afetar a execução. Considere também
possíveis cenários mais desfavoráveis e seus efeitos.
Coloque o
plano em prática envolvendo todos os participantes da ação nos mínimos detalhes
no âmbito de suas responsabilidades e estimule ao máximo o trabalho em equipe de
modo que todos colaborem para que as metas individuais sejam alcançadas.
Acompanhe a execução
das ações planejadas e faça com que as metas intermediárias sejam atingidas nos
prazos definidos.
Introduza as
correções que forem necessárias e padronize todas as operações.
A prática
continuada dessa ação resultara na formação de profissionais de alto desempenho
com capacidade de trabalhar em equipe, de definir prioridades, de consolidar a
consciência organizacional e de agir proativamente e prorrogação de prazos e
metas não alcançadas não farão parte de suas preocupações fundamentais.
(*) Heidi
Grant Halvorson, PhD, é diretora do “Motivation Science Center” na Universidade
de Columbia, palestrante e autora de livros de gestão de projetos, motivação e
foco.
